Toda entidad pública está obligada a custodiar los datos personales que sustentan sus actuaciones por el periodo de tiempo en que estas se llevan a cabo. Por ello, en la medida en que continúe realizando descuentos en la remuneración de uno de sus trabajadores, la entidad tiene obligación de conservar dicha sentencia o, por lo menos, otra documentación que justifique su proceder.

Así lo ha señalado el Tribunal Constitucional en la STC Exp. Nº 02379-2015-PHD/TC, a través de la que declaró fundada la demanda de hábeas data interpuesta por un trabajador del Hospital Regional de Loreto y en la que ordenó a este que entregue copia fedateada de la sentencia emitida en un proceso de alimentos que justifique los descuentos que viene realizando.

El Gobierno Regional de Loreto contestó la demanda señalando que el hospital no tiene obligación de custodiar dicha información porque tiene una antigüedad mayor a cinco y que, en todo caso, el recurrente debe acudir al Poder Judicial. La primera instancia declaró fundada la demanda por considerar que la emplazada tiene obligación de custodiar la información solicitada pues esta no supera los treinta años de antigüedad, de acuerdo con el D. Ley Nº 19414, que declara de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del patrimonio documental. Por el contrario, la segunda instancia declaró improcedente la demanda porque el recurrente no acreditó la existencia de la información solicitada pues no identificó ni señaló el registro, expediente administrativo o el archivo donde se encuentre incorporado la sentencia cuya copia solicita.

Para el Tribunal Constitucional, estaba plenamente acreditado que el demandante había cumplido con el requisito especial de procedencia de la demanda de hábeas data, pues solicitó la entrega de la sentencia en cuestión en dos oportunidades mediante documentos de fecha cierta.

Sobre el fondo del asunto, el Colegiado primero advirtió que, si bien el demandante alegó como afectado su derecho de acceso a la información pública, en realidad se cuestiona una presunta vulneración del derecho fundamental de autodeterminación informativa. Esto se debe a que la pretensión del recurrente (que se le entregue copia fedateada de la sentencia emitida en un proceso de alimentos en virtud de la cual se realizan descuentos en su remuneración) no está referida a información sobre las actuaciones de la Administración Pública, sino a datos referidos a su persona que, inclusive, inciden sobre la esfera de su intimidad personal y familiar.

El Tribunal Constitucional rechazó el argumento del hospital emplazado respecto a que no tenía obligación de custodiar la información solicitada pues esta tiene una antigüedad mayor a cinco años, ya que ese no plazo no está previsto en las normas que componen el Sistema Nacional de Archivos y, en todo caso, no se ha demostrado que la información solicitada haya sido transferida al Archivo General de la Nación.

Sin perjuicio de ello, recordó que, conforme al artículo 8 de la Ley de protección de datos personales, la información de carácter personal debe conservarse de forma tal que se garantice su seguridad y solo por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento. Entendió el Colegiado que, según una interpretación a contrario sensu de esta norma, toda entidad pública está obligada a custodiar los datos personales que sustentan sus actuaciones por el periodo de tiempo en que estas se llevan a cabo. De no entenderse así, las entidades podrían realizar actos que incidan sobre los derechos o intereses legítimos de las personas sin contar con adecuado sustento documentario para ello, lo que constituiría una irregularidad manifiesta.

Por lo tanto, declaró que en la medida en que continúe realizando descuentos en la remuneración del recurrente en ejecución de la sentencia cuya copia fedateada se solicita, el hospital emplazado tiene obligación de conservar dicha sentencia o, por lo menos, otra documentación que justifique su proceder. Además, anotó que esta información debe compartirse con el recurrente, pues está referida a su esfera personal y familiar. En consecuencia, estimó que la negativa del hospital a entregarla constituyó un acto lesivo a su derecho fundamental de autodeterminación informativa.

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