Hoy en día nuestro correo electrónico resulta una herramienta sumamente importante, casi indispensable, para el desarrollo de nuestras actividades profesionales. Para los que ejercen el Derecho, compartir cierta información, que en muchas ocasiones es confidencial, resulta preocupante presionar el botón de envío y no tener la seguridad de que el mensaje enviado solo será visualizado por el destinatario seleccionado.

Del mismo modo, la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico, al ser un receptor constante de comunicaciones necesarias para nosotros, si la mantenemos limpia eso nos ayudará a tener un acceso rápido a los mensajes importante, y así aprovechar mejor nuestro tiempo.  

Mantener protegida nuestra bandeja de entrada

Aunque suene lamentable, en la actualidad, casi todos los sistema pueden ser vulnerados. Sin embargo, podemos protegernos del robo de contraseña, de las estafas o fraudes y las infecciones de nuestros equipos, teniendo cierta prevención. 

• Alerta con los archivos adjuntos de desconocidos

En primer lugar, no debemos ejecutar los archivos adjuntos que provengan de remitentes desconocidos. Asimismo, si en estos mensajes nos inducen a hacer click en los enlaces incrustrados, no lo hagamos, pues provienen de desconocidos que a través de ello pueden acceder posteriormente a nuestra cuenta de correo electrónico. 

• Esfuérzate por tener una contraseña segura

Lo esencial también es utilizar contraseñas seguras, es decir, que tengan diez o más caracteres e incluyan mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales.  De igual modo, cambiémosla constantemente, o si tenemos más de una cuenta, no usemos la misma contraseña. Tratemos de ser rigurosos con ello.

• Ojo con las redes wi-fi públicas

También debemos evitar acceder a nuestro correo electrónico desde equipos públicos. Así como, debemos usar con suma precaución redes Wi-Fi públicas, debido a que puede haber alguien capturando las contraseñas de los usuarios. Envíos con copias ocultas Cuando enviemos un mensaje a muchos contactos, procuremos utilizar el envío en copia oculta (CCO), de esta forma se protegen las direcciones de los destinatarios.  

• No dar información confidencial por correo

Un error redundante, pero que generalmente se cae en ello, es dar información confidencial a supuestas instituciones, entidades bancarias por ejemplo, que nos la solicitan por correo electrónico. Los bancos nunca solicitan información confidencial por e-mail. Un engaño muy frecuente es el phishing, que consiste en falsificar la web del banco y redireccionar allí al usuario a través de un enlace. De esta forma pueden hacerse con los datos de identificación del usuario y acceder a su cuenta bancaria. 

Mantener la bandeja de entrada limpia

Existen algunos consejos sencillos que ayudarán a mantener tu bandeja de entrada limpia. Compartimos algunos aquí, que puedes ponerlos en práctica sin complicación alguna. Todo depende del número de mensajes que recibas cada día y de qué tipo de mensajes se trate.   

• Activa un sistema antispam

Si recibimos muchos correos no deseados o los llamados spam, la solución se limita a utilizar un buen sistema antispam. Pero si el problema está en que recibes muchos mensajes y no sabes qué hacer con ellos, hay muchas soluciones al respecto. Por ejemplo, el método o sistema Inbox Zero es un buen primer paso, pues ofrece consejos para este fin.  

• Recibe menos mensajes

A pesar de que quizás suene incoherente, para limpiar tu bandeja de correo más fácilmente, el primer paso es tener el menor número de mensajes posibles. Para ello, conviene analizar qué tipo de mensajes recibimos. 

Está claro que los mensajes relacionados a la actividad laboral son importantes, sin embargo, ¿qué ocurre con las notificaciones de redes sociales, los boletines, las promociones de tiendas online o  las actualizaciones de servicios como Google Calendar, por ejemplo? 

No siempre necesitamos estar suscritos a cientos de suplementos digitales, pues muchas veces ni los leemos porque no nos interesa o no tenemos tiempo de revisarlo por correo electrónico. Procura cancelar la suscripción de las que no leas y desactiva las notificaciones que no sean imprescindibles.

Si tenemos una cuenta en Gmail, debemos tener en cuenta que este ha incluido nuevas pestañas para diferenciar este tipo de mensajes. Esto puede ser una salvación temporal hasta lograr poner en práctica lo recomendado. 

• Comunícate mejor

Otro consejo sencillo para recibir menos mensajes es el de redactar bien tus mensajes para no recibir más respuestas consultando detalles extras sobre el mismo tema. Si solicitamos algo específico en un mensaje, procuremos dejar claro al destinatario lo que necesitamos; por ejemplo, para cuándo, de qué modo, etc. Así evitarás una conversación con varios mensajes que no conducen a nada y hacen que perdamos tiempo nosotros y al destinatario del mensaje original. 

• Procesa los mensajes recibidos 

Aunque los servicios de correo web actuales, como Outlook, Gmail o Yahoo!, cuentan con buscadores eficientes, no está de más crear carpetas o etiquetas para clasificar los mensajes recibidos. De este modo, nos será más fácil encontrar mensajes relacionados, debido a que el buscador se centrará en un tipo de mensajes concretos y no todo el cúmulo de correos que guardes en tu cuenta.  

Si pretendemos ser más rigurosos, podemos crear filtros o reglas, vía web o desde clientes de escritorio o móviles, que muevan los mensajes recibidos a esas carpetas. De esta forma, podremos procesar, antes incluso de abrir los mensajes, sobre los distintos temas.  

En el caso de Gmail existe una opción «Archivar», que quita los mensajes de la bandeja de entrada si ya los has leído pero los mantiene en tu espacio virtual para encontrarlos si los buscas. Así conseguimos desocupar nuestra bandeja de entrada sin necesidad de crear carpetas para guardar esos mensajes.