Atendiendo a la proximidad de la presentación de las declaraciones juradas anuales del impuesto a la renta empresarial del 2016, es importante que los empresarios recuerden que sólo una correcta identificación de los gastos deducibles les permitirá reducir el impuesto a la renta por pagar.

Un aspecto elemental, entonces, es que todo gasto vinculado a una obligación dineraria mayor a US$ 1,000 dólares o S/. 3,500 soles, debe ser “bancarizado” es decir, debe pagarse usando medios de pago, como son los cheques, depósitos, transferencias bancarias, entre otros. Así, si una empresa se obliga a pagar por un vehículo el importe de US$ 4,000 dólares, deberá bancarizar no sólo el pago total que realice, sino también cualquier pago parcial o en cuotas.

Debe precisarse que también se cumple la obligación de bancarización cuando los cheques (sin las cláusulas “no negociables”, “intransferibles”, “no a la orden” u otra equivalente), son depositados por la misma empresa emisora en las cuentas bancarias del proveedor, o de un tercero designado por éste; o, cuando dichos cheques son cobrados por un tercero o por un empleado de la empresa emisora, pero el efectivo es inmediatamente depositado en las cuentas bancarias del proveedor o de un tercero designado por éste (Informe N° 048-2009-SUNAT/2B0000).

De otro lado, resulta importante que los empresarios sepan que todo gasto para ser deducible debe ser normal (usual o propio en el giro de su negocio), razonable o proporcional (en cuanto al monto de la inversión), general (cuando se trata de gastos en trabajadores), y sobre todo debe ser necesario (para generarse más ingresos o para dar mantenimiento a sus bienes productores de ingresos, de modo general).

Sucede ello, por ejemplo, con los gastos asociados al pago del impuesto predial y arbitrios de inmuebles de propiedad de la empresa, cartas notariales para gestiones de cobranza de carteras morosas, publicidad impresa o publicidad con entrega de bienes; así como con los gastos por capacitación a los trabajadores, entre otros.

Sin embargo, debe tenerse presente que la ley ha señalado para algunos gastos, a pesar de ser necesarios para el negocio, topes o condicionamientos, como sucede con los bonos y gratificaciones extraordinarias a los trabajadores, que requieren estar pagados para ser deducibles (es decir no basta la boleta ni la liquidación); o, con las mermas (pérdidas expresadas en los “saldos” o “restos” de las telas o el cuero usados en la confección de ropa y calzado, por ejemplo), que requieren un informe técnico bajo ciertos estándares; o, con los desmedros (pérdidas producidas por el vencimiento de la fecha máxima de consumo de comestibles, por ejemplo), que requieren la destrucción del producto ante Notario, y previa comunicación a Sunat; e, incluso, existen condicionamiento a las pérdidas generadas por los hurtos que el propio personal de la empresa ejecuta sobre los bienes o productos que se comercializan, en cuyo caso debe acreditarse el hecho delictivo (que se da con una sentencia condenatoria), o la constancia de que es inútil ejercer la acción penal (que sucedería si no se logra identificar al responsable, por ejemplo).

Tampoco debe olvidarse que hay gastos que por más que se cubran con dinero de la empresa, no podrán deducirse, como sucede con los intereses moratorios que se hayan pagado por deudas tributarias (pues la norma no pretende “colaborar” con quienes incurren en mora, más allá de la razón o causa de dicho estado), o con los gastos personales del dueño del negocio (que son disposiciones de efectivo a título personal); ni son deducibles el importe de multas que se pagan al Indecopi, o al Ministerio del Trabajo o la Sunafil (porque el Estado tampoco quiere avalar las conductas “ilícitas” de quienes cometen infracciones al sistema legal).

Es importante, además, tener presente que los gastos deducibles a considerarse en la declaración del ejercicio 2016 son aquellos incurridos en el ejercicio (devengados), aunque no se hubieran pagado efectivamente, no siendo necesario que estén contabilizados para efectuar dicha deducción (Informe N° 004-2017-SUNAT/5D0000). Del mismo modo, deberán incluirse como gastos del ejercicio 2016 aquellos expresados en comprobantes que son emitidos y entregados por el proveedor recién en el ejercicio 2017, siempre que se incorporen hasta la fecha de vencimiento de la declaración anual 2016 (Informe N° 005-2017-SUNAT/5D0000).

Una arista final, el mayor problema de los empresarios al afrontar auditorías de Sunat es la falta de sustentación de sus operaciones o actividades, pues no basta que tenga en su poder el comprobante de pago o que lo haya registrado contablemente, sino que debe exhibir o mostrar cualquier documento que acredite la realidad y ejecución de sus operaciones. En ese sentido, aun cuando se trata de una carga administrativa o un sobrecosto, es importante que los empresarios generen un sistema de gestión documental que les ayude a superar en forma efectiva las acciones de fiscalización de la Administración Tributaria.

Como Corolario, debe recordarse que todo gasto no deducible siempre es perjudicial para el negocio porque se termina aplicando la tasa del impuesto directamente sobre los importes de dichos gastos, con lo cual, a  la vez, las ganancias que se creyó haber obtenido, se convierten en pérdida, con el agravante de tener que pagar además del tributo, los intereses y multas propias de toda acción de fiscalización.

(*) Joy Millones Sánchez Santos es abogado por la Universidad Privada de Antenor Orrego. Es Jefe del Área de Tributación y Asesoría Fiscal de HRG Abogados.