Por ello, si en el interior de la notaría, los comparecientes o intervinientes en los actos, contratos y/o servicios pretendan realizar transacciones o pagos por montos superiores, el notario deberá suspender de manera inmediata dicho proceso. Asimismo deberá invitar a los mencionados usuarios a retirarse indicándoles la prohibición existente y el peligro que constituye portar dinero en efectivo. Recién podrá reanudarse el proceso cuando hayan utilizado algún medio de pago. 

Así lo han establecido los Lineamientos para la adecuada aplicación del Decreto Supremo N° 006-2013-JUS, aprobado mediante Resolución del Consejo del Notariado del MINJUS N° 44-2013-JUS/CN, publicada en el diario oficial El Peruano el 8 de febrero último. 

Excepciones al uso del sistema de verificación de identidad 

Por otro lado, los Lineamientos reiteran la obligación de los notarios, prevista en el mencionado decreto supremo, de realizar la verificación de la identidad mediante el Sistema de Identificación por Comparación Biométrica de los comparecientes e intervinientes o de sus representantes que dispongan, graven o adquieran bienes muebles o inmuebles u otorguen poderes para dicha finalidad. 

Asimismo, se señala que cuando el resultado de la comparación biométrica sea negativo, el notario indicará al compareciente que debe efectuar el trámite de actualización de huellas respectiva. 

No obstante, los Lineamientos crean una excepción: en los casos en que no se pueda identificar la identidad por comparación biométrica por causas atribuidas al sistema que brinda el RENIEC, el notario podrá prescindir del uso del sistema biométrico. Sin embargo, deberá utilizar mecanismos alternativos de identificación, como la ficha de datos RENIEC y su comparación con los datos que presenta en el DNI y de la verificación directa de las características del compareciente, la constatación personal y el uso de testigos. 

Certificación de firmas de quien preside sesión y no del gerente inscrito 

La Primera Disposición Complementaria Final del Decreto Supremo N° 006-2013-JUS establece que cuando se trate de actas de las sociedades comerciales o civiles, estas serán certificadas por el gerente general o presidente del consejo directivo con nombramiento inscrito. Asimismo, señala que al final del acta declarará bajo su responsabilidad que los socios o accionistas sean efectivamente tales y que sus firmas corresponden a los mismos. 

También establece el citado decreto supremo que la firma del gerente o presidente en esta declaración deberá estar certificada notarialmente. Adicionalmente, la emisión de la copia certificada notarial deberá ser solicitada por el gerente o presidente, quien acreditará con el documento registral o mediante consulta en línea su nombramiento correspondiente. 

Esto ocasionaba un grave problema: ¿qué hacer cuando el gerente general fallecía, renunciaba o abandonaba su cargo? En estos casos se generaba una grave situación de paralización de la sociedad, asociación o persona jurídica ante la imposibilidad de inscribir acuerdos por la falta de firma de dicho funcionario. 

Pues bien, los Lineamientos procuran solucionar este problema. Así, se establece que en caso que el gerente general o presidente del consejo directivo haya fallecido, no se encuentre inscrito su nombramiento, se haya cancelado su inscripción por renuncia o causas análogas o su período de funciones no se encuentre vigente o en caso de haberse suscrito un acta de remoción del representante en el ejercicio del cargo, la declaración jurada y certificación notarial de firmas se efectuará respecto a quienes suscriba el acta respectiva, debiendo solicitar la copia certificada de quien presidió la sesión. 

Igualmente, se precisa que la exigencia de la declaración del gerente general y su solicitud de certificación notarial del acta se refiere a aquellas sesiones de junta general de accionistas cuando se adopten acuerdos en los que se autoriza la disposición o gravamen de los bienes de la sociedad o se designa representantes orgánicos o apoderados especiales con expresas facultades para dichos actos, lo que debe constar en la misma acta. Por tanto, no es de aplicación a las sesiones que no involucren transferencia de inmuebles. 

Supervisión de los colegios de notarios 

Finalmente la norma establece que en los próximos 60 días, los colegios de notarios informarán al Consejo del Notariado sobre el cumplimiento de la implementación y funcionamiento del sistema de verificación por comparación biométrica en su correspondiente distrito notarial. 

Asimismo, se prevé que el Consejo del Notariado supervisará que los colegios de notarios cumplan con ejercer la vigilancia y control de la debida implementación tecnológica por los notarios miembros de su orden, sin perjuicio de realizar dicha vigilancia de manera directa.