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La generación y el uso del código de verificación digital en las entidades de la administración pública (Directiva 002-2021-PCM/SGTD)

La generación y el uso del código de verificación digital en las entidades de la administración pública (Directiva 002-2021-PCM/SGTD)

Saúl Vásquez Arteaga: “La Directiva genera un impacto positivo en la administración pública y en los ciudadanos, puesto que formaliza y estandariza la verificación digital de todo documento digital generado por una entidad, sea de manera independiente o dentro de un Sistema de Gestión de documentos digitales con valor legal”.

Por Saúl Vásquez Arteaga

lunes 27 de septiembre 2021

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I. Contexto

El pasado viernes 17 de setiembre se publicó en el diario oficial El Peruano, la aprobación de la Directiva N°002-2021-PCM/SGTD mediante Resolución de Secretaria de Gobierno y Transformación Digital Nº002-2021-PCM/SGTD. Debemos tener presente que la referida Directiva es de aplicación a todas las entidades públicas y su plazo de implementación no debería ser mayor a un (01) año desde su aprobación, pero ante ello creemos que debemos preguntarnos ¿cuál es el alcance, impacto y beneficios de la referida Directiva?

II. Análisis

 

a. Adopción de las tecnologías de información a causa de la pandemia

De forma previa, debemos dimensionar la actual emergencia sanitaria que vive el país y el mundo ante la COVID-19; puesto que, si bien algunos sectores y/o actividades económicas se han visto afectadas, otras se han visto beneficiadas. Tal es el caso del sector de tecnologías de información, que ha servido de manera positiva como un soporte necesario para coadyuvar en la implementación ágil de entornos de trabajos remotos y/o virtuales.

Sin el uso adecuado de tecnologías de información, la actuación de un gran porcentaje de organizaciones y entidades públicas, aptas para seguir operando, hubiera sido mínima y con ello se hubiera afectado negativamente el PBI del país. En esa línea, se debe entender que uno de los sistemas relevantes de toda organización y entidad pública para seguir brindando servicios públicos e interoperar entre ellas, han sido los sistemas de gestión de documentos digitales con valor legal.

Durante el periodo previo a la pandemia, los factores de rechazo o apuesta por los sistemas de gestión de documentos digitales con valor legal, eran significativamente bajos; ello sin considerar estudios o análisis de costo-beneficio que, en la práctica, demuestran que existe un beneficio y un cambio de la cultura organizacional de cómo gestionar los documentos específicamente. En ese sentido, debemos ver a la emergencia sanitaria como un catalizador o agente de cambio fuerte, dado que las circunstancias obligaron a la mayoría de organizaciones y entidades publicas a implementar, en tiempos muy cortos, sistemas de gestión documental bajo un entorno digital con valor legal.

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Si lo acotamos al sector público, el reto fue relevante, en tanto que las entidades tuvieron que acoplarse en cortos tiempos y buscar mecanismos para seguir operando, a pesar de las limitaciones legales con las que cuentan.

Todo el año 2020, lo que se generó en muchas entidades del Estado Peruano fue documentación sin valor legal, dado que la misma ha carecido de firmas manuscritas o de valor legal.

b. La Directiva sobre el código de verificación digital

Es en este contexto que la referida norma genera un impacto positivo en la administración pública y en los ciudadanos, puesto que formaliza y estandariza la verificación digital de todo documento digital generado por una Entidad, sea de manera independiente o dentro de un Sistema de Gestión de documentos digitales con valor legal.

Es fácil y seguro reconocer si un documento digital con valor legal es auténtico en el contexto de una entidad y sobre un Sistema de Gestión Documental como tal. Pero ¿Y si el referido documento lo extraemos o está fuera de un Sistema de Gestión Documental?, ¿cómo validamos su autenticidad? Es ahí donde entra a tallar la presente directiva, dado que mediante la aplicación de la misma se asegura que la prestación de servicios digitales y, específicamente, la autenticidad de documentos digitales se dé a través de los mecanismos de verificación (leyenda informativa) que son colocados en los referidos documentos y que fácilmente pueden ser cotejados en los repositorios digitales de la Entidad.

La leyenda informativa es el texto que describe la naturaleza de la representación imprimible, la normativa asociada y el rango de fechas dentro del cual es posible efectuar la verificación de la representación impresa de un documento en particular.

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III. Conclusiones

Entonces, respondiendo nuestra pregunta inicial: la Directiva, en el contexto actual, es de aplicación para todas las entidades públicas, dado que todas ofrecen servicios digitales y en cierta medida buscan interoperar entre ellas. El impacto, como ya lo comentamos, es positivo para toda la ciudadanía, dado que la verificación digital a través de la leyenda informativa fortalece la credibilidad de documentos digitales con valor legal, emitidos dentro o fuera de un Sistema de Gestión Documental, y ello trae como consecuencia que no se genere esfuerzos humanos o económicos innecesarios para demostrar la validez de los documentos emitidos. Finalmente, haciendo uso de la leyenda informativa en documentos digitales con valor legal, los beneficios para los ciudadanos son la alta disponibilidad, integridad y confiabilidad que los mismos ofrecen y, de ser requeridos, pueden ser cotejados y ubicados de manera gratuita y fácil en los repositorios oficiales y virtuales de las Entidades.


Saúl Vásquez Arteaga. Ingeniero de Computación y Sistemas. Director de la Oficina de Tecnologías de la Información/ Líder de Gobierno Digital- PRONIED. Consultor en Tecnologías de Información y Transformación Digital

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