Siguiendo con las buenas prácticas de los jueces que son la reforma judicial silenciosa, ahora queremos compartir la experiencia del Plan Piloto de Reforma de Gestión de Despacho de la Corte Superior de Justicia de Lima[1]. 

Dicho movimiento se inició el año 2007 por la iniciativa de varios jueces especializados en lo Civil de la Corte Superior de Justicia de Lima, para unificar procedimientos que se venían aplicando aisladamente en algunos juzgados y que simplificaban los procedimientos internos de cada juzgado, reduciendo el tiempo de tramitación.

I. Primera Etapa

Se inició una primera etapa presentando cinco procedimientos consistentes en la entrega de copias certificadas solicitadas en el domicilio procesal, la devolución inmediata de anexos al declarar improcedente o rechazar una demanda; la entrega inmediata de certificados de consignación; la expedición inmediata de oficios y parte y la simplificación de la ejecución de otorgamiento de escrituras públicas mediante un formato de minuta estándar.

El Consejo Ejecutivo Distrital de la Corte Superior de Justicia de Lima, emitió la Resolución Administrativa N° 195-2007-CED-CSJLI-PJ que aprobó la Directiva Nº 01-2007-CED-CSJLI/PJ “Pautas a seguir en procedimientos relacionados con la tramitación de expedientes”.

La implementación del citado plan no implicó gasto alguno al Poder Judicial y buscaba hacer más eficiente la atención al público usuario, promover la celeridad, organizar el trabajo del personal y combatir la corrupción.

Un detalle importante es que las normas del Plan Piloto no eran obligatorias, sino que eran aplicadas voluntariamente por los jueces que se incorporaban al plan.

1. Entrega de copias certificadas solicitadas en el domicilio procesal

Así respecto a la entrega de copias certificadas, emitida la resolución que ordena su expedición, se elabora la correspondiente cédula de notificación, se obtienen las copias certificadas y estas son anexadas a la cédula entregándose directamente con esta en el domicilio procesal del interesado. Si los usuarios tienen urgencia en la entrega, pueden acercarse a la mesa de partes y solicitar verbalmente que la notificación se realice en el Despacho.

De esta forma, en relación a estos procedimientos se buscó erradicar las programaciones para la entrega de las copias certificadas en el Centro de Distribución Modular.

Ahora bien, si los abogados y litigantes así lo desean, les recomendamos que en su escrito soliciten expresamente la entrega directa de las copias certificadas previa programación.

2. Devolución inmediata de los anexos al declarar improcedente o rechazar una demanda.

Respecto a la devolución de los anexos en caso de rechazarse y declararse improcedente la demanda, estos son entregados sin que transcurran los tres días para el consentimiento, siempre y cuando sea la propia parte la que los pida personalmente, dejándose constancia en el expediente a través del formato aprobado.

Para desarrollar los procedimientos antes mencionados, se organizó a los servidores del Despacho de la siguiente forma: La asistente de juez al proyectar una resolución de improcedencia de la demanda, o los especialistas legales al proyectar un auto que rechaza la demanda, ordenan la devolución de los anexos. El asistente de archivo devuelve los anexos sin necesidad de programación alguna.

De esta forma, en relación a estos procedimientos se pretende disminuir la presentación de solicitudes de devolución de anexos, y se erradicó las programaciones para la devolución de anexos el Centro de Distribución Modular.

Para esto recomendamos a los litigantes, que no puedan desplazarse al local del juzgado, que en un otrosí de sus demandas autoricen a su abogado o a personas de su confianza para la devolución de los anexos. Con ello agilizarán el trámite y aliviarán la sobrecarga de escritos que soportamos los juzgados.

3. Entrega inmediata de certificados de consignación.

Con relación a los certificados de consignación, estos son entregados una vez endosados, directamente a los peritos sin necesidad de esperar el consentimiento de la resolución que ordena su entrega. Y con relación a las consignaciones realizadas por las partes, en ejecución de sentencia, no es necesario esperar el consentimiento de la resolución.

De esta forma, en relación a estos procedimientos se pretende disminuir las programaciones para la entrega de certificados de consignación en el Centro de Distribución Modular.

4. Expedición inmediata de oficios y partes

Los especialistas legales pasan a Despacho el proyecto de resolución con el oficio o parte. Estos son remitidos directamente por el personal del juzgado o se programa la entrega al usuario cuando requiera el pago de un derecho, distinguiéndose el caso de aquellos en los que se requiere el consentimiento de la resolución.

De esta forma, en relación a estos procedimientos se pretende disminuir las programaciones para la entrega de oficios y partes en el Centro de Distribución Modular.

5. Simplificación de la ejecución de otorgamiento de escrituras públicas mediante un formato de minuta Standard.

El formato de minuta en los casos de procesos de otorgamiento de escritura pública, igualmente ha permitido reducir el tiempo y uniformizar los criterios de elaboración. Sin embargo, se ha advertido algunas deficiencias que son superadas con la revisión de la minuta.

Adicionalmente, en el juzgado a nuestro cargo, la asistenta de juez apoya en la revisión de las minutas, que una vez aprobadas, son remitidas a la notaría, prescindiendo de la notificación de dicho decreto por no causar indefensión.

De esta forma, en relación a estos procedimientos se logró disminuir los pedidos de revisión de minutas.

Por nuestra parte, recomendamos a los abogados y litigantes que, al momento de presentar el proyecto de minuta, suscrito por las partes y autorizado por el abogado, indiquen el nombre del notario y la dirección de su oficina, a fin de evitar la presentación de varios escritos que sobrecargan innecesariamente la labor jurisdiccional.

II. Reconocimientos

No podemos dejar de resaltar que las cinco medidas de esta primera etapa del Plan Piloto fueron presentadas a la Cuarta Edición del Premio de Buenas Prácticas en Gestión Pública 2008 organizado por la Organización Ciudadanos al Día (CAD), con el apoyo de la Defensoría del Pueblo y la International Finance Corporation (IFC). En dicho año se ganó una distinción especial del Premio Buenas Prácticas en Gestión Pública 2008, luego de haber postulado en la categoría Simplificación de Trámites, reconocimiento de la sociedad que nos motiva a seguir con la honrosa misión de impartir justicia.

También debe mencionarse que la entonces Jefa de la OCMA, Elcira Vásquez Cortez, mediante Resolución N° 1-25-07-2008 dispuso poner en conocimiento de todas las Cortes de Justicia las medidas del Plan Piloto, recomendando su aplicación en todos los distritos judiciales.

III. Segunda Etapa

En una segunda etapa, el Plan Piloto, presentó otras tres medidas ante el Consejo Ejecutivo Distrital del Poder Judicial. Así mediante Resolución N° 409-2008-CED-CSJLI-PJ publicada en El Peruano el 07 de agosto del 2009, se aprobó la Directiva Nº 03-2008-CED-CSJLI/PJ “Pautas a seguir para la agilización de los procedimientos relacionados con el Poder por Acta, Exhortos y Apelaciones”, conforme a la cual se simplificaron los trámites respectivos; asimismo se dispuso incorporar el Registro de Apelaciones a efecto de prevenir el retardo en la formación y elevación de los expedientes o cuadernos de apelación concedidos; así como contar con información cierta respecto de la carga de expedientes en tránsito.

1. Poder por acta

Se dispuso el otorgamiento de poderes por acta sin necesidad de la presentación de escrito, previo pago de la tasa judicial correspondiente. El litigante se acerca al Local del Juzgado y previa verificación de la autenticidad del recibo de pago del arancel judicial por el Administrador del Módulo Corporativo, se extiende el acta de poder en el día.

Para desarrollar los procedimientos antes mencionados, se organizó a los servidores del Despacho de la siguiente forma: El Centro de Distribución Modular (CDM) cuenta con un formato de poder para que el litigante indique las facultades que desea otorgar. La asistente de juez cuenta con un formato estandarizado de acta.

De esta forma, en relación a estos procedimientos se logró erradicar la presentación de escritos para el otorgamiento de poderes.

2. Agilización de Exhortos

Se establece un Procedimiento Regular y un Procedimiento Extraordinario. Se encarga al asistente de juez la tramitación del exhorto. En cuanto al procedimiento regular, el Centro de Distribución General (CDG) remite el exhorto directamente al asistente de juez, quien redacta la providencia y el oficio de devolución que son firmados por el juez y descargados en el Sistema Integrado Judicial (SIJ), para ser entregados al asistente de notificaciones quien lo entrega a la Central de Notificaciones. Una vez devuelto el cargo, el asistente de juez prepara las copias certificadas del Exhorto son entregados al CDM, que lo envía a la courier para ser devuelto al juzgado de origen.

Con respecto al procedimiento extraordinario en los casos de acciones de garantía, medidas cautelares, demandas con plazo prescriptorios o de caducidad próximos a vencerse, citaciones a audiencia y casos urgentes a discreción del Juez, o cuando se apersone un abogado o litigante de provincias, se programa y realiza la notificación en el día por el especialista legal de actos externos.

Para desarrollar los procedimientos antes mencionados, se organizó a los servidores del Despacho de la siguiente forma: El CDG fue instruido para remitir los exhortos directamente al asistente de juez. La asistente de juez cuenta con formatos estandarizados de providencia, oficio de devolución y de acta para dejar constancia del apersonamiento del litigante o abogado y su solicitud de habilitación de día y hora para realizar la notificación. 

De esta forma, en relación a estos procedimientos se pretende erradicar la presentación de escritos para el trámite de exhortos.

IV. Tercera Etapa

Finalmente, mediante Resolución Nº 204-2009-CED-CSJLI-PJ, se han aprobado otras dos medidas propuestas por el Plan Piloto consistentes en el Notificación del edicto con la propia resolución que ordena su publicación y el formato estándar de oficio de elevación de cuadernos de apelación. Estas medidas han quedado sin efecto, como explicamos a continuación.

1. Notificación por Edictos

En cuanto a los edictos, hay que tener presente que actualmente se encuentra vigente la R.A. Nº 242-2018-CE-PJ que aprueba la Directiva Nº 006-2018-CE-PJ, que contiene las Normas Para la publicación de edictos judiciales electrónicos en el portal web del Poder Judicial, vigente en la Corte Superior de Justicia de Lima por Resolución Administrativa Nº 172-2019-P-CSJLI/PJ, publicada el lunes 1 de abril de 2019.

A fin de descongestionar el despacho judicial, se recomienda a los señores abogados y litigantes que al solicitar el edicto paguen la tasa judicial correspondiente.  

2.  Cuadernos de apelación

En materia de cuadernos de apelación, actualmente se encuentran vigentes la Resolución Administrativa Nº 091-2012-CE-PJ, que faculta a los secretarios judiciales para que dispongan y supervisen que la organización del cuaderno de apelación se ajuste a lo estrictamente dispuesto por el juez, para lo cual elaborarán una hoja resumen que contenga la relación de los folios fotocopiados del expediente principal, que formará parte del referido cuaderno. Así como la Resolución Administrativa Nº 30-2013-CED-CSJLI/PJ que unifica en un solo texto la “Directiva sobre procedimientos para la formación y tramitación de cuadernos de apelación”.

V. Cuarta Etapa

Cuando se designaba un curador procesal se presentaba una serie de escritos y de resoluciones judiciales hasta que este contestaba la demanda. Ello dio origen a la siguiente buena práctica

1. Concentración de actos procesales en la designación del curador procesal

Por Resolución Administrativa N° 15-2010-CED-CSJLI/PJ se dispuso la concentración de actos procesales en la designación del curador procesal, requiriéndole la aceptación del cargo, fijándole inmediatamente sus honorarios y requiriendo a la parte demandante la presentación de las copias de la demanda y anexos para su emplazamiento, en caso necesario.

Agradecimientos y reflexiones finales

No podemos dejar de mencionar a la jueza superior Alicia Gómez Carbajal, al juez superior Julio Martín Wong Abad y a la recordada jueza superior Roxana Jiménez Vargas-Machuca quienes, desde la Oficina Distrital de Control de la Magistratura de la Corte Superior de Justicia de Lima (Odecma) de la Corte Superior de Justicia de Lima, convocaron a un grupo de jueces para diseñar e implementar estas buenas prácticas. En nuestra opinión, el órgano de control forma parte de la administración y en esencia le corresponde apoyar la gestión del despacho judicial en beneficio de los usuarios, realizando un control preventivo. Y en aquellos felices tempos los jueces tuvimos una buena interacción con el órgano contralor, que consideramos debe ser retomada.

No quiero dejar de agradecer a mis colegas y amigos del Plan Piloto de Gestión de Reforma del Despacho Judicial: Juana María Torreblanca Núñez, Malbina Saldaña Villavicencio, Hilda Tovar Buendía, Henry Huerta Sáenz, José Manuel Gonzales López, David Suárez Burgos, Víctor Quinte Pillaca, Eduardo Romero Roca, Juan Fidel Torres Tasso, Roberto Vílchez Dávila Andrés Tapia Gonzales, Víctor Quinte Pillaca, Juan Torres Tasso, Cecilia Gonzales Fuentes, Nidia Espinoza Valverde, Elizabeth Rabanal Cacho, Rosario Alfaro Lanchipa, Jenny López Freitas, Roddy Saavedra Choque y un servidor.

Desde ya, les pedimos las disculpas del caso si omitimos a algunos entusiastas y comprometidos colegas.

Esperamos que los abogados y litigantes tomen conocimiento de estas medidas de costo cero para el Poder Judicial, soliciten por escrito su aplicación en los casos que correspondan y eviten la presentación de escritos inoficiosos que recargan innecesariamente la labor jurisdiccional.

Consideramos que, con la experiencia y el tiempo transcurrido, es necesario mejorar las medidas reseñadas y que las autoridades competentes del Poder Judicial las impongan con carácter obligatorio a todos los órganos jurisdiccionales y se obtenga el compromiso de jueces y auxiliares jurisdiccionales para su eficaz implementación. He aquí otra muestra de las buenas prácticas que forman parte de la reforma judicial silenciosa que hacemos los jueces en el día a día de nuestra labor jurisdiccional.