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Expediente electrónico penal (EEP)

Expediente electrónico penal (EEP)

El autor analiza la importancia del expediente judicial electrónico y la implementación de plataformas electrónicas y medios tecnológicos en los procesos judiciales en materia penal, como desafío sobrevenido con las necesidades de la sociedad y la propagación de la COVID-19. En tal virtud, desarrolla las ventajas de este Sistema de Justicia Penal moderno, el cual permitirá que los procesos se desarrollen con celeridad y transparencia, dejando atrás una cultura judicial aferrada a conceptos cerrados y herramientas desfasadas.

Por Luis Lamas Puccio

viernes 15 de mayo 2020

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La autorización a los presidentes de la diferentes cortes judiciales que existen en el país para que emitan las disposiciones que consideren convenientes, a fin de que permitan viabilizar el trabajo remoto que corresponde al llamado “Expediente Judicial Electrónico” (EJE), implica, a mediano plazo, una sustancial transformación de los procesos judiciales de contenido procesal penal que se tramitan tanto con el antiguo Código de Procedimientos Penales, que en términos iniciales data del año 1940, como con el actual Código Procesal Penal.

Me refiero a las nuevas tecnologías que ofrece la actual dimensión digitalizada, que ahora nos permite mejorar y facilitar de forma consustancial una infinidad de tareas o actividades que hasta hace pocos años eran menos que imposibles, como es el caso del entorno judicial y su variedad de audiencias o diligencias en las que intervienen un sinnúmero de funcionarios y personas con diferentes y encontradas posiciones, aunque en forma conjunta, individual, alternada, colectiva, confrontada y sistemática, siempre bajo un orden o protocolo previamente establecido en el que prima una jerarquía que es la de dirime o resuelve por encima de todo y supeditada a exigencias, limitaciones, derechos y obligaciones por parte de los que participan.

En este sentido, las videoconferencias judiciales respaldadas con la existencia de un expediente electrónico de naturaleza penal, suponen antes que nada una profunda y penetrante transformación o, mejor dicho, una revolución en materia judicial, procesal y jurídica, que implica sobre todo toda una transformación cultural y legal sobre la forma y manera en cómo se han realizado los juicios penales. Accede el llevar a cabo audiencias de diferente y variado género estando a kilómetros de distancia, sin que ello suponga ningún tipo de problema o altercado, sino todo lo contrario: permite que se optimicen los recursos y el tiempo utilizado, ahorrando a la vez gastos innecesarios.

Ahora más que nunca, la situación provocada por el coronavirus nos obliga a trabajar en remoto desde oficinas privadas o locales públicos o corporativos, a tal nivel de excelencia que estas herramientas tecnológicas –asequibles cada vez a un mayor número de personas– han pasado a convertirse en imprescindibles para poder desempeñar nuestras tareas de forma eficiente y eficaz. Además, no solo nos permiten estar en contacto con clientes, funcionarios, fiscales, magistrados, policías, testigos, peritos o equipos internos o externos de trabajo; sino también con nuestros propios entornos profesionales, académicos y sociales. Así, podemos constatar que aparecen o se desarrollan cada vez en forma más eficiente y pulcra, plataformas de comunicación colectiva como Zoom, Videostreaming, Skype, Google Hangouts, Doogle Duo, Meeting Burneo, Meetings; sin perjuicio de otras que se irán creando hasta lograr un nivel de optimización acorde con las circunstancias y necesidades.

Me refiero al acceso masivo a la información digitalizada y a la capacidad de almacenar gran cantidad de información, que además implica la modernización de los procesos de selección, los documentos digitales y una amplia gama de transformaciones tecnológicas que hacen imprescindible toda una transformación a fondo y sustancial de los modelos de gestión judicial existentes en el sistema de administración de justicia penal.

Coincidimos en que, una de estas innovaciones más importantes es la incorporación masiva de servicios electrónicos integrados en la administración de justicia penal a través de redes interactivas que brindan toda clase de servicios a los usuarios y justiciables, permitiendo  por medio de un proceso computarizado selectivo que el público y los usuarios puedan conocer en pocos instantes la situación real de un proceso judicial en sus diferentes instancias o facetas. Se tendrá que ir buscando una mayor calidad y eficiencia en la gestión pública, como parte de una política estatal o sectorial permanente interesada en mejorar los servicios que se brinda a los usuarios, recurriendo a procesos selectivos rápidos, a la integración sistemática de la información judicial, a la racionalización de los recursos y al logro de una satisfactoria inversión de los recursos económicos disponibles.

Ello, a su vez, permitirá no solo un avance de los juicios penales en términos de rapidez, transparencia y pulcritud, sino una descongestión o alivio correlativo de otras áreas que ahora son críticas y que le son conexas porque dependen en gran medida de la propia administración de la justicia penal, como es el sistema penitenciario, las procuradurías, la policía y la misma fiscalía que dependen en última instancia de lo que resuelva el Poder Judicial.

Me refiero a un sistema de administración de justicia penal que da cara a la pandemia de la COVID-19, a las exigencias que provienen de la modernidad y al desarrollo de la sociedad; ofreciendo calidad, transparencia y confianza en los servicios que presta a los justiciables o litigantes, no solo con el acceso inmediato a los procesos, sino con la realización de audiencias, diligencias y emisión de resoluciones eficientes y oportunas que solucionen los conflictos legales en el convencimiento del rol estratégico y vital que tiene la administración de la justicia penal para una sociedad que confronta problemas en materia de delincuencia, corrupción y lavado de activos. Si anteriormente el Poder Judicial podía mantenerse al margen de la modernidad y los cambios, hoy está claro que no puede hacerlo por los desafíos que implica la pandemia del coronavirus. Hablo de un sistema de justicia penal moderno que hace uso de una tecnología de avanzada en el más breve plazo, para pasar a convertirse en un justo y racional mediador entre los conflictos punitivos individuales o colectivos, o bien como defensor de los derechos ciudadanos frente al uso desmedido del poder.

Hoy nadie cree que la acción del mercado, por sí sola pueda promover un desarrollo social sostenido. Ello dependerá no solo de la estabilidad jurídica y su capacidad, sino también de la confianza y la credibilidad ciudadana basada en la existencia de procedimientos adecuados y eficientes que resuelvan conflictos oportunamente, de fácil acceso y que inspiren confianza como para asegurar un ambiente propicio para el desarrollo.

Se trata de la utilización sistemática de soportes electrónicos o computarizados en el desarrollo de procesos judiciales en sus distintas facetas e instancias, como parte de una política de justicia y resolución de conflictos que hace uso de una plataforma informática que permite la tramitación electrónica de los procesos, transformando los tradicionales expedientes judiciales conformados por infinidad de actas, transcripciones y toda clase de documentos que se amontonan unos encima de otros, en archivos electrónicos computarizados que están regidos por los principios y técnicas que se ciñen a la telemática.

Implica la configuración de un proceso judicial digital en el que aparecen grabadas audiencias orales, diligencias escritas, audios, grabaciones, debates, interrogatorios, alegatos, documentos públicos o privados, testimoniales, pericias y cualquier otra clase de actuación jurisdiccional, las que irán incorporándose de manera sistematizada a lo largo de todo el proceso en un dispositivo electrónico central, al cual dependiendo de las prerrogativas y exigencias establecidas en un reglamento o una ley en particular, se pueda acceder a él través de una clave privada.

Evidentemente que introducir un esquema de esta naturaleza en un sistema de justicia que durante años ha operado sobre parámetros y procedimientos tradicionales y arcaicos, es una tarea ardua y difícil que requerirá tiempo, paciencia, sistemática, presupuesto y sobre todo una decisión al más alto nivel mirando con optimismo hacia el futuro. Es necesario modificar una cultura de litigio que se ha ido deformando a lo largo de los años aferrada a conceptos cerrados, oscuros, formales y arcaicos, enraizados en los operadores del derecho y la cultura jurídica que tiene sus orígenes en la enseñanza en las facultades de Derecho, en la que imperan esquemas anticuados y toda una serie de prejuicios nada fáciles de superar de la noche a la mañana. Hablamos de sustituir un sistema procesal penal manual por uno electrónico o digital de carácter colectivo, orientado hacia una política de rendición de cuentas, eficiencia, rapidez y transparencia en el desarrollo de las gestiones procesales.

Hay que estar conscientes y convencidos de que un esquema de gestión judicial penal basado en términos como los planteados, implica también grandes beneficios para el mismo sistema de justicia tan desprestigiado en la actualidad, para los usuarios que dudan de su eficiencia, para los litigantes que se ven obligados a recurrir a él, para el público que duda de su imparcialidad y para la sociedad. No solo se trata de ahorrar tiempo y dinero, sino de afianzar la credibilidad y eficiencia que requiere un sistema de justicia que aspira a alcanzar determinadas metas.

Si verificamos la cantidad de horas-trabajo-hombre que se invierten todos los días en la solución de los conflictos y las controversias judiciales, entre el tiempo que implica tener que trasladarse a las sedes judiciales, el someterse a los tediosos procedimientos judiciales que pueden durar varios años, la masificación del aparato judicial en el que millares de litigantes o justiciables en condiciones incómodas pugnaban porque se respetara sus derechos. Aparece ahora justificado emprender una reforma tecnológica de esta naturaleza para el bienestar de la población.

El manejo electrónico de los procesos judiciales no solo pondrá a disposición de justiciables, jueces, litigantes y abogados información electrónica en términos de oportunidad, transparencia y eficiencia, sino que al mismo tiempo agilizará de forma sustancial la carga procesal por la misma dinámica interactiva que debe adquirir el proceso judicial digitalizado, al realizarse todas y cada una de las diligencias de manera electrónica al margen de otras grandes ventajas, como que ya no se hace necesario constituirse en las sedes judiciales para revisar manualmente los expedientes, hacer consultas, asistir físicamente a las diligencias, o tener que esperar varios días para recibir las notificaciones a través de mensajerías improvisadas. Se descongestionarán los despachos judiciales siempre atiborrados de litigantes y voluminosos expedientes, situación bastante propicia no solo para desacreditar el rol de la justicia, sino porque en un sistema arcaico y desordenado eran también propicios para la corrupción y el abuso del derecho.

Por otro lado, al racionalizarse las labores, el tiempo y los espacios en los que funciona y se desarrolla el despacho judicial, ahora con un sistema electrónico o digital la carga procesal no solo se reducirá, sino que se agilizará haciéndose más eficiente, en razón a que uno de los problemas más agudos que hasta la fecha nunca pudo ser resuelto, es aquel referido a los plazos procesales que no se pueden cumplir, o porque los jueces y secretarios están saturados y atiborrados de trabajo, o porque las notificaciones llegan demasiado tarde y hay que volver a programarlas. Todos estos problemas deben de solucionarse porque las notificaciones ahora serán virtuales a través de los correos electrónicos de los interesados, que para tales fines se les otorgará una clave electrónica encriptada como parte de un sistema diseñado para tales fines.

Otra gran ventaja es que los sistemas informáticos posibilitan consultar y obtener una gran cantidad de información relacionada con el mismo proceso y que es de interés primordial para las partes. Igualmente, los tiempos y plazos se reducen notablemente porque el expediente electrónico hace uso de grabaciones, videos, teleconferencias, el internet, la mensajería electrónica, las audiencias visualizadas o cualquier otro sistema de informática que no implica la presencia física de los litigantes y abogados. Incluso puede obtenerse información de cada uno de los expedientes electrónicos mediante la consulta por medio de computadoras que estarían a disposición del público y abogados en lugares de fácil acceso.

Asimismo, el expediente electrónico como tal, no solo permite una conexión sumamente fluida entre las autoridades y litigantes que participan en cada proceso judicial, sino que integra el sistema de administración de justicia con otras entidades públicas que tienen relación con el mismo sistema de litigio. La información brindada es utilizada por distintos funcionarios públicos dependiendo de cada caso y de las necesidades que surjan. Puede estar la información a disposición de cualquier autoridad que la requiera y en cualquier lugar del país, para cuyos fines cualquier intercambio de información electrónica resulta más segura y oportuna en términos de identificación, autentificación, oportunidad y confidencialidad.

Si se trata del intercambio y manejo de documentos judiciales en un expediente electrónico y de posibles interferencias por parte de personas inescrupulosas, la tecnología electrónica permite otorgar una mayor seguridad a un expediente electrónico, entre otras cosas, porque la autentificación del interesado se hace a través de procesos de gran precisión como la verificación de la huella digital. Igual sucede con la confidencialidad, en tanto que solo el destinatario a través de una clave digital, puede leer o conocer el contenido de un documento en particular y tener acceso al expediente. Lo mismo pasa con la integridad de un documento, en el sentido de que cualquier resolución que se emita dentro del expediente electrónico no puede alterarse y menos modificarse si es que antes no se ha cumplido un protocolo muy riguroso.

En otras palabras, toda la información almacenada en un expediente de esta naturaleza no solo estará a disposición de las partes en cualquier momento, sino que se encontrará unificada, administrada y manejada con un alto grado de seguridad y certeza, permitiendo no solo apoyar y manejar de manera más eficiente y pulcra el proceso judicial, sino que agilizará enormemente todo el desarrollo del proceso desde su inicio hasta su culminación.

Otro de los grandes beneficios es que el proceso está conectado con la legislación y la jurisprudencia como parte de una consulta o referencia cotidiana. A partir de una sentencia, resolución o un dictamen fiscal, sin necesidad de tener que recurrir a una biblioteca u otra fuente bibliográfica, se puede ubicar inmediatamente y en forma instantánea la norma legal o cualquier otra fuente informativa o bibliográfica que se cita y viceversa; sin perjuicio de poder recurrir también a otras fuentes de consulta relacionadas o supeditadas con el tema resuelto. Se incluyen bibliotecas electrónicas o cualquier otra fuente de consulta digital, cuya información es fundamental para la toma de decisiones entre todas las partes que intervienen en un proceso.  

Si realmente aspiramos a un verdadero cambio en nuestro sistema de administración de justicia penal, cualquier reforma que se implemente necesariamente tiene que comenzar por implementar la electrónica en los procesos judiciales, para de esa manera estar acordes con la modernidad y el cambio social que requiere nuestra sociedad y el desafío de la COVID-19. Se trata de una tarea prioritaria e impostergable que no solo incluye incorporar una plataforma electrónica de grandes proyecciones en la administración de justicia penal, sino fundamentalmente modificar una cultura de servicios a la ciudadanía sumamente aferrada a conceptos cerrados, a la corrupción o esquemas anticuados, a los fines de sustituirla por un sistema tecnológico que pueda poner a la administración de justicia penal a la altura de las circunstancias.


[*] Luis Lamas Puccio es abogado. Socio fundador del Estudio Lamas & Puccio Abogados.

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