La R.S. N° 000188-2020/SUNAT establece un “nuevo” procedimiento para que los contribuyentes puedan obtener copias de documentos administrativos, aduaneros y/o tributarios que les correspondan y hayan presentado ellos mismos o terceros, de una manera más célere y que el nuevo contexto amerita.  

Es decir, el procedimiento está dirigido a que los contribuyentes puedan requerir copia de los documentos tributarios y vinculados a estos que posea la Sunat.

Uno de los aspectos resaltantes de la norma es la posibilidad de requerir las copias de la documentación en formato PDF, además de otras reglas para aspectos no previstos en la regulación anterior, vertidos en una norma legal.

Se debe tener presente que no procede la entrega de las copias de documentos que contengan información que identifique a terceros y que se encuentre protegida por la reserva tributaria o por alguna disposición legal.

¿Qué tiene que contener la solicitud?

La solicitud (formato simple o formato sugerido) debe indicar la siguiente información:

• Nombres y apellidos, denominación o razón social del administrado.
• Tipo y número del documento de identidad o número de RUC del administrado.
• Domicilio del administrado.
• Teléfono y/o correo electrónico del administrado.
• Datos del representante legal (nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad), de corresponder.
• Forma en que requiere las copias (copia PDF, copia simple y copia certificada).
• Información detallada de lo solicitado, con indicación del tipo y número de documento, periodo tributario, fecha de recepción por la Sunat, entre otros datos, según corresponda.
• Datos del tercero autorizado a recoger las copias, de ser el caso (nombres, apellidos y número de documento de identidad).
• Lugar de presentación de la solicitud, fecha y firma del administrado o huella digital en caso de no saber firmar o estar impedido de hacerlo.

Cabe indicar que, se puede usar del formato de solicitud aprobado de manera opcional.

Modalidades para solicitar copias de documentos

Se puede solicitar la entrega de las copias en las siguientes modalidades:
 

• Copia PDF. Es una imagen del documento solicitado, en formato PDF, a ser depositada en el buzón electrónico.
• Copia simple. Consiste en una copia del documento.
• Copia autenticada. Es una copia del documento autenticada por el fedatario institucional de la Sunat.
   

Si el documento se va a presentar al Ministerio de Relaciones Exteriores, la autentificación la realizará el fedatario de la Sunat registrado en esta entidad.

Forma de presentación

PRESENCIAL: En las mesas de partes de la Sunat.

VIRTUAL: A través de la Mesa de Partes Virtual – MVP Sunat. Se debe adjuntar el escrito de solicitud o el formato Solicitud de copias
de documentos.

¿Cuánto y cómo se paga por la información?

Las copias en formato PDF depositadas en el buzón electrónico son gratuitas.

Las copias de 1 a 10 caras son gratuitas, de 11 a más caras se debe pagar S/ 0.10 por hoja.

De corresponder el cobro señalado, se abonará a la cuenta Sunat Nº 00-000-870722 en el Banco de la Nación.

En caso de que se autorice a un tercero para el recojo de las copias, debe estar acreditado.  

En el caso de documentos que contengan información protegida por la reserva tributaria, de utilizarse el formato “Solicitud de copias de documentos”, estos datos se consignan en la Sección V del formato.
 

Respecto de la autorización virtual, ello se realiza a través de Sunat Virtual, de acuerdo al artículo 3 de la R.S. Nº 289-2012/SUNAT. La generación de la “Autorización de trámites a realizar por terceros” se realiza de la siguiente manera:

1) Ingresar a Sunat Operaciones en Línea con el Código de Usuario o número de DNI y clave SOL.
2) En el menú, dentro de “Otras declaraciones y solicitudes”, ingresar a la opción “Autorización de trámites a realizar por terceros”, seleccionar “Registro de autorizaciones” y seguir el procedimiento que señale el sistema.
3) Una vez concluido el procedimiento de autorización, el sistema generará automáticamente una constancia que contendrá el número de registro de la autorización, la que podrá ser impresa y, de indicarlo el deudor tributario, enviada al correo electrónico que este señale.

La “Autorización de trámites a realizar por terceros” solo podrá ser utilizada para la tramitación ordinaria de los procedimientos que el deudor tributario hubiera indicado en una única oportunidad y caducará a los 30 días calendario de registrada en Sunat Virtual.

¿Cómo es la entrega de la entrega de la información?

a) Copia PDF
Esta modalidad de atención es aplicable exclusivamente para los contribuyentes que cuenten con buzón electrónico.

Supuestos en los que no se puede entregar la información:
 

• La información requerida no se encuentre en poder de la Sunat.
• No corresponda su entrega por tratarse de información de terceros protegida por la reserva tributaria.
• Exista alguna otra circunstancia que imposibilite la atención de lo solicitado.
   

Se comunicará al administrado a través del buzón electrónico esta circunstancia. Se considerará realizada la comunicación con la confirmación electrónica del depósito del mensaje electrónico.
 

b) Copia simple y autenticada

A través de contribuyente o tercero autorizado, debiendo presentar para el recojo documento de identidad.

¿Cuál es el plazo para la atención?

El plazo de atención de la solicitud es máximo de diez (10) días hábiles. Estos se contarán a partir del día hábil siguiente de la presentación de la solicitud. De manera excepcional, cuando no se pueda cumplir el plazo indicado debido a la falta de capacidad logística, operativa o al volumen de las copias solicitadas, se le comunicará al administrado, en un plazo máximo de dos días hábiles de recibida su solicitud, la fecha en que se le proporcionará los documentos.

¿Cómo es el procedimiento para el recojo de los documentos?

Se debe exhibir el documento de identidad.

Acreditar la representación, si la documentación la recoge un tercero.

Comprobante original del pago realizado.

Para recoger las copias Contribuyente (representante legal o tercero autorizado)

Finalmente, cuando el administrado, su representante legal o el tercero autorizado no se apersone a recoger las copias solicitadas en un plazo máximo de treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de la comunicación en la que se le indica al contribuyente la fecha de entrega de la documentación, se procede al archivo definitivo de la solicitud.

Revise la norma completa AQUÍ.

Para mayores alcances, puede revisarse el número 385 de la primera quincena de noviembre de 2020 de la Revista Contadores & Empresas en la siguiente dirección electrónica: 

http://dataonline.gacetajuridica.com.pe/SWebCyE/Suscriptor/Mod_NormasLegales_CyE/Mod_RevisElectronica/Frm_SearchedAvanzada_Rev.aspx