I. Contexto

El 19 de febrero de 2021, se publicó el Reglamento del Decreto Legislativo 1412, Ley de Gobierno Digital. Esta norma tiene por objeto establecer el marco de gobernanza del gobierno digital para la adecuada gestión de la identidad digital, servicios digitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad digital y datos, así como el régimen jurídico aplicable al uso transversal de tecnologías digitales en la digitalización de procesos y prestación de servicios digitales por parte de las entidades de la Administración Pública en los tres niveles de gobierno.

De los 21 capítulos que desarrolla la norma, nos enfocaremos en comentar los Capítulos I y II del Título IV, referidos al Documento Electrónico y Expediente Electrónico, disposiciones que guardan estrecha relación con los artículos 30 y 31 del Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

II. Documento electrónico y expediente electrónico

El artículo 30 del TUO de la Ley 27444, refiere que el procedimiento administrativo podrá realizarse total o parcialmente a través de tecnologías y medios electrónicos, debiendo respetarse todos los principios, derechos y garantías del debido procedimiento. Los actos administrativos realizados a través del medio electrónico, poseen la misma validez y eficacia jurídica que los actos realizados por medios físicos tradicionales. Por su parte, el artículo 31 establece que el expediente electrónico está constituido por el conjunto de documentos electrónicos generados a partir de la iniciación del procedimiento administrativo y debe tener un número de identificación único e inalterable que permita su identificación unívoca dentro de la entidad que lo origine.

Ahora, el Reglamento de la Ley de Gobierno Digital, define al documento electrónico como la unidad básica estructurada de información, registrado en un soporte electrónico o digital, en formato abierto y de aceptación general, y que permite su individualización, identificación, gestión y puesta al servicio del ciudadano, mediante un Código de Verificación Digital (CVD) que es la secuencia alfanumérica que permite verificar la autenticidad de una representación impresa o imprimible mediante el cotejo con el documento electrónico localizado en la sede digital de la entidad. A partir de una representación imprimible pueden generarse múltiples representaciones impresas.

Por otro lado, el Expediente Electrónico es el conjunto organizado de documentos electrónicos que respetando su integridad documental están vinculados lógicamente y forman parte de un procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad en una determinada entidad pública, en la que se registran y conservan íntegramente y en orden sucesivo en el expediente electrónico.

La estructura del expediente electrónico comprende:

• El número o código único de identificación que permite la identificación unívoca del expediente electrónico dentro de la entidad, y con ello su ubicación, acceso, control y seguimiento en cada entidad en la que se tramite o archive.

• El índice digital que contiene la relación y datos para la identificación de los documentos electrónicos que integran el expediente, los cuales están ordenados en forma cronológica, alfabética, numérica o mixta. 

• Los metadatos que son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura del expediente electrónico y su gestión a lo largo del tiempo.

• Documentos electrónicos, firma del índice digital y categorización.

Si bien hemos comentado parte del Reglamento de la Ley de Gobierno Digital, que duda cabe que su progresiva implementación será beneficiosa para el Estado, administrados y ciudadanos en general, debido a que la canalización de cualquier tipo de procedimiento administrativo a través de medios digitales reducirá considerablemente costos de transacción. Asimismo, consideramos que esta gran herramienta tecnología debe ir a la par con la continua simplificación administrativa de los procedimientos que se ventilan en las entidades públicas. Así, la OCDE ha señalado que la simplificación administrativa puede ser implementada de diversas maneras, estando entre ellas, el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).

De igual forma, como toda política compleja, el Reglamento tiene distintas disposiciones “de hacer”, es decir, que no solo corresponde al Gobierno Central, a través de la PCM (Secretaría de Gobierno Digital), sino involucra a todo el aparato estatal, algunos con mayor grado de responsabilidad que otros, pero finalmente, todos deben conjugar para que se haga realidad el tan ansiado gobierno digital, e-gobierno, e-government, entre otros términos que suelen emplearse.

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III. Creación e implementación de la mesa digital Perú

 

Una de las tareas es la creación de la Plataforma Única de Recepción Documental del Estado Peruano (MESA DIGITAL PERÚ)[1], que permitirá la recepción de escritos, solicitudes y documentos electrónicos enviados por los ciudadanos y personas en general a las entidades de la Administración Pública, integrándose con los sistemas de trámite documentario, sistemas de gestión documental o sistemas de expediente electrónico u otros sistemas de información de las entidades públicas.

Esta MESA DIGITAL PERÚ enviará a la casilla única electrónica[2] del administrado o ciudadano, un cargo de recepción de los escritos, solicitudes y documentos electrónicos presentados; sin ello, no sería posible iniciar un procedimiento administrativo. Cabe precisar que, las notificaciones digitales se realizan de manera obligatoria sin requerir su consentimiento o autorización expresa.

Otro dato relevante es que, a raíz del Estado de Emergencia Nacional y Sanitaria, la casi totalidad de entidades implementó, en función de sus propias capacidades administrativas, técnicas y presupuestales, sus “mesas de partes virtuales”, varias de las cuales correspondían a direcciones electrónicas privadas-comerciales. Ante ello, se ha dispuesto que estas “mesas de partes virtuales” coexistan con la MESA DIGITAL PERÚ hasta la culminación del proceso de integración a la misma, es decir, se implementará la plataforma y luego existirá un plazo adicional para integrarse, que va de los seis (06) a dieciocho (18) meses. En la misma línea, las entidades públicas que hayan implementado algún mecanismo de notificación haciendo uso de tecnologías y medios electrónicos se adaptan e integran de manera progresiva con la plataforma Casilla Única Perú, hasta el 31 de diciembre del 2022.

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IV. Ventajas de la reglamentación

Como se habrá podido observar, la reglamentación de la Ley de Gobierno Digital tiene muchas ventajas, desde reducir costos de transacción, o en palabras del profesor Morón Urbina, mejorar la gestión y los servicios ofrecidos a la ciudadanía, incrementar la transparencia, orientar la eficacia y eficiencia de la gestión pública, hasta simplificar la interacción entre entidad y/o administrado, pero una de las preocupaciones, al margen de las brechas digitales que son relevantes, es la serie de responsabilidades conferidas o delegadas, distintos plazos que inician al término de otros, fases que deben terminar para iniciar otras, por lo que “debemos” ver con mucho optimismo su implementación, y con mucho más optimismo, su implementación en los plazos máximos establecidos.

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Carlos Javier Roncal Hernández. Abogado. Master en Ciencia Política y Gobierno por la PUCP. Miembro del Club Español del Arbitraje (CEA), de la Sociedad Peruana de Derecho de la Construcción (SPDC) y de la Asociación Latinoamericana de Derecho de la Construcción (ALDEC).

Lo invitamos a leer la entrevista completa en la Revista Gestión Pública y Control N° 14, edición febrero 2021, de Gaceta Jurídica. También invitamos a visitar las redes sociales de Gestión Pública y Control en Facebook (@GesPubyCont), Twitter (@GesPubyCont) e Instagram (@gestionpublicaycontrol). Finalmente, si te interesó el tema, puedes acceder a mayor información especializada en la zona exclusiva para suscriptores // [email protected] // +51 (1) 7108900 //