El artículo 48.1.1 del TUO de la Ley Nº 27444 contempla la imposibilidad de volver a solicitar documentación preexistente en la entidad administrativa, pero nótese que dicha prohibición instaurada por el legislador no es absoluta sino condicional, consciente de la singularidad de cada asunto.

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Así lo ha señalado el Tribunal Registral en la Resolución Nº 614 -2022 SUNARP-TR.

Con relación a la documentación que las entidades de la Administración Pública están prohibidas de solicitar, es menester remitirnos al artículo 48.1.1 del TUO de la Ley del Procedimiento Administrativo:

Artículo 48.- Documentación prohibida de solicitar

“48.1 Para el inicio, prosecución o conclusión de todo procedimiento, común o especial, las entidades quedan prohibidas de solicitar a los administrados la presentación de la siguiente información o la documentación que la contenga:

48.1.1 Aquella que la entidad solicitante genere o posea como producto del ejercicio de sus funciones públicas conferidas por la Ley o que deba poseer en virtud de algún trámite realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de sus dependencias, o por haber sido fiscalizado por ellas, durante cinco (5) años anteriores inmediatos, siempre que los datos no hubieren sufrido variación. Para acreditarlo, basta que el administrado exhiba la copia del cargo donde conste dicha presentación, debidamente sellado y fechado por la entidad ante la cual hubiese sido suministrada. (…)”.

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Como vemos, la ley contempla la imposibilidad de volver a solicitar documentación preexistente en la entidad administrativa, pero nótese que la prohibición instaurada por el legislador no es absoluta sino condicional, consciente de la singularidad de cada asunto.

Así, por ejemplo, en lo que respecta a los documentos que integran el Archivo Registral este Tribunal ha admitido que ni siquiera resulta aplicable el límite de cinco años porque el Registro conserva dicha documentación por plazo indefinido.

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