A través del diario El Peruano se publicó la Ley 31736 para uniformizar los procedimientos de notificación electrónica en procesos administrativos. Es importante precisar que algunas entidades ya regulaban estos procedimientos en virtud a sus propios regímenes jurídicos.

Es decir, de acuerdo a esta nueva norma, cada entidad deben adecuar sus normas a lo que dispone esta ley, y además, las entidades que no tengan regulados sus procedimientos de notificación electrónica deberán establecer regímenes jurídicos en virtud a esta ley.

Con el objeto de regular la notificación vía casilla electrónica de los actos administrativos y las actuaciones administrativas emitidas por las entidades de la Administración Pública sujetas al ámbito de aplicación del Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por el Decreto Supremo 004-2019-JUS, y de aquellos previstos en los textos únicos de procedimientos administrativos (TUPA) de las diferentes entidades de la administración pública; y con la finalidad de establecer el régimen jurídico aplicable para que la actuación de la Administración Pública esté orientada a la protección del interés general, garantizando el derecho a la debida notificación implícito al debido procedimiento administrativo, de tal manera que se asegure el correcto desenvolvimiento del procedimiento administrativo, el Congreso de la República aprobó la Ley 31736 publicada este viernes 5 de mayo.

Procedimiento del Sistema de Notificación Electrónica

Para iniciar un procedimiento administrativo u otras actuaciones administrativas el administrado deberá emplear el Sistema de Notificación Electrónica registrándose en el sistema de casillas electrónicas, consignando los datos requeridos tanto si es persona natural como persona jurídica. Luego, deberá manifestar su conformidad sobre los términos y condiciones de uso. Los datos requeridos contienen como mínimo lo siguiente:

1) En caso de personas naturales: el nombre completo, número de documento nacional de identidad (DNI) o carné de extranjería, número de teléfono celular y correo electrónico.

2) En caso de personas jurídicas: razón social, asiento y partida donde conste la inscripción registral, número de registro único de contribuyentes (RUC) y correo electrónico, así como el número de teléfono celular del representante legal y asiento donde conste inscrito cualquier poder vigente.

En cada entidad pública se le asigna una casilla electrónica al administrado que lo solicite. A partir de ese momento, el administrado puede acceder a dicha casilla, la que constituye un domicilio digital obligatorio, a través del cual las entidades de la administración pública realizan las notificaciones a las que hubiere lugar, respetando todos los principios, derechos y garantías del debido procedimiento previstos en la ley.

Cuando se notifica vía casilla electrónica, el Sistema de Notificación Electrónica envía al administrado un mensaje de alerta referido a la llegada de la notificación a su correo electrónico, el que se constituye en requisito de validez de la notificación del acto administrativo o actuación administrativa. Adicionalmente, cuando se notifica vía casilla electrónica, el Sistema de Notificación Electrónica envía al administrado un mensaje de alerta referido a la llegada de la notificación al teléfono celular registrado por el administrado.

Procedimientos de validez y eficacia de la notificación mediante casilla electrónica

La notificación obligatoria vía casilla electrónica rige a partir de la primera notificación personal que se realiza al administrado por la que se le comunica la creación de dicha casilla electrónica, o cuando por alguna actuación administrativa de su parte se concluye en que accedió a esta.

Todas las notificaciones se realizan solo de lunes a viernes durante el horario de atención al público de cada entidad, y los plazos correspondientes transcurren solamente desde fechas coincidentes con dichos días. Si la notificación se efectúa fuera de dicho horario, se considera notificado para sus efectos en el día hábil siguiente a primera hora.

El cómputo de los plazos expresados en días se inicia el día en que la notificación vía casilla electrónica adquiere eficacia, salvo que en el acto administrativo o la actuación administrativa notificada se señale una fecha posterior.

Para cada acto de notificación, el Sistema de Notificación Electrónica remite un mensaje de alerta informativa al correo electrónico y al teléfono celular registrado para tal fin por el administrado, por los que se indica que se ha depositado una notificación en la casilla electrónica, los mismos que constituyen requisitos de validez de la notificación.

El Sistema de Notificación Electrónica también garantiza acreditar la fecha y hora del depósito de la notificación administrativa. La notificación efectuada en la casilla electrónica del administrado contiene el acto administrativo, actuación administrativa o comunicación, la constancia de notificación electrónica y el acuse de recibo de la notificación.

El procedimiento de notificación mediante casilla electrónica se inicia con el depósito del acto administrativo o actuación administrativa en la casilla electrónica del administrado por parte de la entidad de la administración pública lo que, automáticamente, genera la constancia de notificación electrónica y el acuse de recibo que contendrá la confirmación de recepción de la notificación por parte del administrado.

Asimismo, se envía la comunicación al correo electrónico y al teléfono celular del administrado con los datos de la notificación válidamente efectuada.

El administrado debe efectuar la confirmación de la recepción mediante el acuse de recibo durante los cinco primeros días hábiles siguientes a la notificación válidamente efectuada.

Contenido de la notificación vía casilla electrónica

La notificación vía casilla electrónica contiene, según lo dispuesto en el párrafo 24.1 del artículo 24 del TUO de la Ley 27444, lo siguiente:

a) El texto íntegro del acto administrativo o la actuación administrativa, incluyendo su motivación.

b) La identificación del procedimiento dentro del cual ha sido dispuesta.

c) La entidad de la administración pública o autoridad de la cual procede el acto administrativo o actuación administrativa y su dirección.

d) La fecha de vigencia del acto administrativo o actuación administrativa notificado y la mención de que se agota la vía administrativa, en caso de que se configure este supuesto.

e) Cuando se trate de una notificación dirigida a terceros, se agrega, además, cualquier otra información que pueda ser importante para proteger los intereses y derechos de este.

f) La expresión de los recursos que proceden, el órgano ante el cual deben presentarse los recursos y el plazo para interponerlos.

Obligaciones del usuario y de las entidades de la Administración Pública sobre el uso de la casilla electrónica

Son obligaciones del usuario de la casilla electrónica las siguientes:

a) Cumplir los términos y condiciones de uso de la casilla electrónica establecidos por la entidad de la administración pública.

b) Revisar periódicamente la casilla electrónica asignada a efectos de tomar conocimiento de los actos administrativos, actuaciones administrativas o comunicaciones que se le notifique y prestar atención a las alertas sobre el depósito de la notificación, estando pendiente tanto de su teléfono celular como de su correo electrónico registrado ante la entidad de la administración pública.

c) Mantener la confidencialidad y adoptar las medidas de seguridad respecto del uso de su nombre de usuario y clave de acceso a su casilla electrónica.

Son obligaciones de las entidades de la Administración Pública las siguientes:

a) Crear y asignar la casilla electrónica para el administrado.

b) Brindar asistencia técnica necesaria.

c) Atender las consultas del administrado relacionadas a la creación y uso de la casilla electrónica.

d) Mantener operativo el Sistema de Notificación Electrónica.

e) Comunicar en tiempo real al administrado sobre cualquier contingencia respecto del Sistema de Notificación Electrónica.

Excepciones al uso de la notificación vía casilla electrónica

Cuando las circunstancias lo ameriten o cuando exista la imposibilidad de efectuar la notificación vía casilla electrónica a través del Sistema de Notificación Electrónica, se pueden usar otras modalidades de notificación previstas en el artículo 20 del TUO de la Ley 27444, o norma que lo modifique o sustituya.

En el caso se interrumpa el funcionamiento del Sistema de Notificación Electrónica, la oficina de tecnologías de la información, o quien haga sus veces, deberá publicar un comunicado en el portal web institucional precisando la fecha, hora y duración de la falla en el sistema que imposibilite a la entidad de la administración pública efectuar notificaciones electrónicas utilizando el referido sistema.

Plazo para la adaptación a la presente ley de los sistemas de notificación por casilla electrónica

Las entidades de la Administración Pública que vienen haciendo uso del sistema de notificación mediante casillas electrónicas deben adaptar sus sistemas informáticos a las disposiciones de la Ley 31736 en un plazo no mayor de noventa días calendario, contados desde su entrada en vigor.