El pasado 2 de setiembre, a través del diario oficial El Peruano, se aprobó la creación de un plan para eliminar «documentos innecesarios» del Archivo Central de la Corte Suprema y otras cortes del país.

El propósito de esta acción es descongestionar los archivos centrales de la Corte Suprema de Justicia, las cortes superiores de justicia, la Gerencia General, Procuraduría Pública del Poder Judicial y evitar el gasto de mantenimiento que realiza la institución en los diversos repositorios del país.

Llama la atención que la resolución no especifica de manera categórica qué tipo de documentos son considerados como innecesarios.

Lo cierto es que el mencionado plan permitirá por primera vez al Poder Judicial reducir la sobrecarga existente en sus repositorios de los archivos centrales y conocer la cantidad de metros lineales eliminados.

---

RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA 000333-2022-CE-PJ

Primero. Que, mediante Resolución Administrativa Nº 000142-2022-CE-PJ, el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial aprobó los Criterios Jurídicos Valorativos descritos en el quinto fundamento de la mencionada resolución, los mismos que consideraron todos los factores de valoración documental y que regirán para el Proceso de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial.

 

Segundo. Que, el señor Consejero Responsable de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial mediante Oficio Nº 000083-2021-P-CONAPJ-CE-PJ, remite a este Órgano de Gobierno el Informe Nº 000050-2022-ST-CONAPJ-CE-PJ que contiene el “Plan de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales existentes en el Archivo Central de las Cortes Superiores de Justicia y Corte Suprema de Justicia de la República”, el cual se ha elaborado conforme a la Resolución Administrativa Nº 000142-2022-CE-PJ.

 

Tercero. Que, ante la urgente atención a la sobrecarga de los archivos judiciales a nivel nacional y el importante gasto de mantenimiento que realiza la institución en los diversos repositorios a nivel nacional, el “Plan de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales existentes en el Archivo Central de las Cortes Superiores de Justicia y Corte Suprema de Justicia de la República”, tiene como objetivo ejecutar acciones y procedimientos de eliminación de documentos custodiados en el Archivo Central de la Corte Suprema de Justicia de la República y las Cortes Superiores de Justicia del país, durante el presente año; con la finalidad de garantizar la eliminación de documentos innecesarios de los repositorios judiciales y que requieren descongestionarse inmediatamente.

 

Cuarto. Que, la referida propuesta se implementará como plan piloto en las siguientes dependencias: Corte Suprema de Justicia de la República y en las Cortes Superiores de Justicia de Lambayeque, Junín, Piura, Callao; las cuales están obligadas a cumplir lo dispuesto en la presente resolución. Asimismo, las Cortes Superiores de Justicia que no están consideradas en el referido plan, pero tienen la disposición o disponibilidad de eliminar documentos jurisdiccionales, también lo pueden ejecutar con previa comunicación a la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial.

 

Quinto. Que, el mencionado plan permitirá por primera vez en este Poder del Estado, descongestionar la sobrecarga existente en los repositorios del archivo central de la Corte Suprema de Justicia de la República y de las Cortes Superiores de Justicia del país. Razón por la cual, el señor Consejero Responsable de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial deberá elevar al Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, un informe indicando los resultados cualitativos y cuantitativos que generó el presente plan durante su vigencia.

 

Sexto. Que, respecto a la continuidad del referido plan, se considera pertinente que el señor Consejero Responsable de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial presente un informe ampliatorio con el sustento necesario, a efectos que el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial tome las acciones pertinentes.

 

Sétimo. Que el artículo 82º, inciso 26, del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial establece que es atribución del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, emitir acuerdos y demás medidas necesarias para que las dependencias judiciales del Poder del Estado funcionen con celeridad y eficiencia.

 

Por estos fundamentos; en mérito al Acuerdo Nº 1042-2022 de la trigésima sétima sesión del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, de fecha 10 de agosto de 2022, realizada con la participación de los señores y señoras Barrios Alvarado, Lama More, Álvarez Trujillo, Medina Jiménez y Espinoza Santillán, sin la intervención del señor Arias Lazarte por encontrarse de vacaciones; en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 82º del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Por unanimidad,

 

Se resuelve

 

Artículo Primero.- Aprobar el “Plan de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales existentes en el Archivo Central de las Cortes Superiores de Justicia y Corte Suprema de Justicia de la República”; que en anexo forma parte integrante de la presente decisión.

Articulo Segundo.- Disponer que la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial, se encargará de lo siguiente:

2.1. Supervisar, monitorear y controlar el cumplimiento del “Plan de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales existentes en el Archivo Central de las Cortes Superiores de Justicia y Corte Suprema de Justicia de la República”.

2.2. Brindar asesoramiento y soporte técnico a la Corte Suprema de Justicia de la República y a las Cortes Superiores de Justicia del país.

2.3. Presentar al Consejo Ejecutivo del Poder Judicial un informe con los resultados cualitativos y cuantitativos del “Plan de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales existentes en el Archivo Central de las Cortes Superiores de Justicia y Corte Suprema de Justicia de la República”; y otros datos que la comisión considere pertinente incluir.

 

Artículo Tercero.- Facultar a la Presidenta de la Corte Suprema de Justicia de la República, Presidentes y Presidentas de las Cortes Superiores de Justicia del país; así como a la Gerencia General del Poder Judicial, en cuanto sea de su competencia, adoptar las acciones y medidas administrativas que sean necesarias para el adecuado cumplimiento de la presente resolución.

 

Artículo Cuarto.- Disponer la publicación de la presente resolución y el documento aprobado en el Portal Institucional del Poder Judicial, para su difusión y cumplimiento.

 

Artículo Quinto.- Disponer que el señor Consejero Responsable de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial presente un informe ampliatorio con el sustento debido para la continuidad del presente plan para los años siguientes, a efectos que el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial adopte las acciones pertinentes.

 

Artículo Sexto.- Transcribir la presente resolución a la Presidencia del Poder Judicial, Oficina de Control de la Magistratura del Poder Judicial, Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial, Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia de la República, Cortes Superiores de Justicia del país, Procuraduría Pública del Poder Judicial; y, a la Gerencia General del Poder Judicial, para su conocimiento y fines pertinentes.

 

La seguridad de archivos judiciales

Es importante recordar que a inicios de este año se aprobó un informe sobre el estado situacional de seguridad ante incidentes y desastres naturales que pudieran afectar los archivos judiciales, el cual fue elaborado por la Comisión Nacional de archivos del Poder Judicial. De tal manera, señalaron disposiciones sobre el plan de gestión del riesgo para todos los repositorios.

Así, el informe 000038-2021-ST-CONAPJ-CE remitido por el consejero responsable de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial, respecto al “Estado Situacional de Seguridad ante Incidentes, Accidentes y Desastres Naturales que pudieran afectar los Archivos Judiciales de las diferentes Cortes Superiores de Justicia del país”, con cargo a la disponibilidad presupuestal.

En consecuencia, se dispuso que la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial deberá desarrollar un Plan de Gestión del Riesgo para todos los repositorios de las Cortes Superiores de Justicia del país, que tiene que comprender:

i. Las características y los diseños acordes a la normativa de edificaciones para los inmuebles donde funcionarán los archivos judiciales;

ii. El diseño de estructuras metálicas en su integridad (características de material, anclajes, entramados entre sí, plan de control de calidad periódico, etc.);

iii. Riesgos a los que está expuesto un archivo judicial;

 

iv. Planes de acción en prevención de riesgos (accidentes, incidentes, desastres naturales; y

 

v. Procedimientos y técnicas para migración de expedientes (traslado de repositorios).

Lea también: PJ: Jueces y personal administrativo pueden acudir a trabajo presencial con vestimenta semi formal

Así lo ha establecido la Resolución N° 000012-2022-CE-PJ, publicada el martes 01 de febrero de 2022 en el diario oficial El Peruano.

Igualmente, se señaló que las cortes superiores de justicia del país, al inicio de cada año, deben elaborar un plan anual de visitas técnicas especializadas a los locales de archivos judiciales (infraestructura), priorizando necesariamente a aquellos que tengan más de 20 años de antigüedad.

Asimismo, estas deberán gestionar e impulsar un estudio técnico especializado sobre un correcto análisis para la estructura y anclaje de los archivadores y estantes de ángulo ranurado existentes, reconociendo la vida útil, mantenimientos preventivos y renovación de elementos que ya estén desgastados por el uso y paso del tiempo.

Por otro lado, también deberán adoptar acciones preventivas mediante un Plan de Trabajo que permita evitar incidencias que pudieran afectar la custodia de los expedientes (prevención), sobre todo en los inmuebles de archivos con posibles riesgos de humedad, problemas en sus instalaciones eléctricas, etc.

Cabe destacar que, además, al inicio de cada año, deberán elaborar un plan anual de capacitaciones en materia archivística, de seguridad y salud en el trabajo; y de riesgos eminentes en archivos judiciales, que estarán dirigidos a todos los funcionarios y colaboradores de los archivos.

Lea también: PJ instalará el primer juzgado electrónico comercial

Finalmente, se requirió a determinadas cortes superiores precisar información sobre la antigüedad de los inmuebles donde funcionan sus repositorios judiciales; asimismo, señalar el estado de conservación de cada uno de sus repositorios y ángulos ranurados.

Lea la resolución completa aquí.